加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理 提高工作管理水平
GE公司有著百年的歷史，是世界500強(qiáng)的企業(yè)，在諸多領(lǐng)域都做到了世界前三，被評(píng)為“最成功應(yīng)對(duì)人類科技挑戰(zhàn)的公司”。2010年1月19日，有幸參觀了上海GE全球研究中心。首先是參觀了獨(dú)具特色的大堂——融合東西方文化，重點(diǎn)研究項(xiàng)目的自我展示區(qū)；還有培訓(xùn)室——考慮周到的臨時(shí)上網(wǎng)區(qū)、寬敞的休息討論區(qū)、流程清晰的愛心傘借用區(qū)；健身中心——專業(yè)的私人教練、先進(jìn)齊全的健身器材；辦公區(qū)及實(shí)驗(yàn)區(qū)——舒適的工作環(huán)境、積極向上的工作氛圍等等。每個(gè)地方都體現(xiàn)出百年文化的積淀，體現(xiàn)出GE公司對(duì)員工的人性化管理。下午則在與GECTP的陳老師的交流中對(duì)GE的管理理念及實(shí)施有了更為深入的了解。
回來說要寫報(bào)告，我想到了那天問的問題：今天到GE公司參觀后，印象最深刻的是什么？用一句話概括。當(dāng)時(shí)在我腦海出現(xiàn)的就是：標(biāo)準(zhǔn)化管理。
無論是上午參觀培訓(xùn)區(qū)看見的培訓(xùn)中心雨傘借用事項(xiàng)，詳細(xì)全面的制定了借用期限、借用范圍、借用對(duì)象，借用押金這些具體的標(biāo)準(zhǔn)，還是下午與陳老師的交流中，說到的 GE公司的四個(gè)成功法寶中，其中環(huán)境健康和安全法規(guī)、安全及危機(jī)管理、設(shè)施管理都提到了標(biāo)準(zhǔn)化工具，檢查表和檢查，標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)告和指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)工作需求系統(tǒng)。無一不體現(xiàn)了GE公司對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化管理的重視與運(yùn)用。
同樣，對(duì)于我所的建設(shè)與發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)化管理也有其需求性與必要性。
可以從我負(fù)責(zé)的物業(yè)管理舉個(gè)常見的例子。清潔衛(wèi)生這塊是保障我所科研和工作環(huán)境的重要方面，但是經(jīng)常有物業(yè)人員反應(yīng)，洗手間成為實(shí)驗(yàn)人員清洗實(shí)驗(yàn)用具及傾倒廢液的場(chǎng)所，也有員工反應(yīng)洗手間打掃不及時(shí)，垃圾較多的情況。那么怎么樣能來進(jìn)行正確的衡量呢？
首先是要分別制定我所和物業(yè)的清潔衛(wèi)生制度，對(duì)各自的清潔辦法、清潔要求、清潔范圍、嚴(yán)禁事項(xiàng)等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，最后是制定相應(yīng)的檢查及懲罰制度，對(duì)由誰檢查，怎么檢查，哪些方面的檢查等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。
標(biāo)準(zhǔn)化管理在這個(gè)小的方面的運(yùn)用，可以延伸到我所其它各項(xiàng)工作的開展中。任何工作一旦出現(xiàn)問題，不僅要"對(duì)人"，還要"對(duì)事"，尋根究底，找出導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因，針對(duì)原因制定相應(yīng)的解決方法，并通過標(biāo)準(zhǔn)化將之固定下來，從而徹底消除同類問題再次發(fā)生的根源。明確標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，以可評(píng)估的指標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)不同工作的管理，在規(guī)定“由誰負(fù)責(zé)”的基礎(chǔ)上，對(duì)“怎么做”、“達(dá)到什么程度”做進(jìn)一步的規(guī)定，使各項(xiàng)工作都有可衡量的標(biāo)準(zhǔn)，從而做到事事有人管，人人有事做，事事有標(biāo)準(zhǔn)。
每個(gè)人的管理方式不一樣，那么當(dāng)人員發(fā)生變動(dòng)的時(shí)候，怎么樣能保證新進(jìn)人員能快速有效的開展日常工作，并達(dá)到好的效果？
標(biāo)準(zhǔn)化管理使得一個(gè)個(gè)孤立的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)蓄積累為整體的財(cái)富，也使得日常工作的開展對(duì)于個(gè)人的依賴降低到最低的程度，從而實(shí)現(xiàn)由"人管人"向"制度管人"的轉(zhuǎn)變，有利于克服工作的隨意性、主觀性，增強(qiáng)工作的條理性，規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，建立科學(xué)規(guī)范的工作秩序。
標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)當(dāng)滲透到日常的工作中，從新員工培訓(xùn)時(shí)，就要開始培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)運(yùn)用現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，GE公司對(duì)各項(xiàng)工作都制定了相應(yīng)的流程介紹及網(wǎng)上鏈接，員工可以自主到網(wǎng)上去查看及處理，這些工作流程是GE公司百年運(yùn)營的實(shí)踐總結(jié)，是在長期的工作經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)下形成的“最優(yōu)”流程，在這些流程下開展工作，不但能減少不必要的程序，提高工作效率，而且可以很大程度保證服務(wù)質(zhì)量，收到理想的效果。今年年初，綜合辦公室已對(duì)所屬職責(zé)范圍內(nèi)的工作流程進(jìn)行編寫及上網(wǎng)，如：博士后公寓入住退宿流程、報(bào)修流程、印章使用流程、發(fā)文收文流程、公務(wù)用車使用流程等。
但是由于自建所以來，一直采用的人管人的制度，所內(nèi)現(xiàn)在默認(rèn)的方式仍是遇到問題先想到的是問由誰負(fù)責(zé)，應(yīng)該怎么做。而不是自行在所網(wǎng)上尋找相應(yīng)的文件，根據(jù)相應(yīng)的流程、標(biāo)準(zhǔn)辦事。在未來的發(fā)展中，應(yīng)注重標(biāo)準(zhǔn)化管理的潛移默化，使之成為我所人員的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，成為日常工作的“唯一”制度，做到任何工作都能“有準(zhǔn)可依、有準(zhǔn)必依、執(zhí)行有據(jù)、違反必究”。